Avatud kontor ehk palju ebamugavust ei millekski

25.09.2019

Avatud kontorid loodi selleks, et kehutada ettevõtete ja asutuste töötajate õlg õla kõrval tunnet ja ideede vahetust, ent paradoksaalsel kombel hakkasid kontorisse kerkinud nähtamatud seinad sellele eesmärgile vastu töötama, kirjutab Kantar Emori organisatsiooniuuringute juhtekspert Mari-Liis Eensalu.

Istun pärast pikka suvepuhkust oma töölaua taga avatud kontoris koos 20 kolleegiga. Kolisime aasta alguses ja tänaseks peaksime olema kohanenud. Ja eks me olemegi. Mul on selles mõttes hästi läinud, et parasjagu ei ole ei liiga soe ega liiga külm ja keegi ei räägi kõrva ääres kõva häälega telefoniga. Ruutmeetreid inimese kohta on ka rohkem kui kolm – tänu sellele ei ole küünarnukitunne päris füüsiline.

Need on asjad, mille üle valgekraed, kes töötavad avatud kontorites, viimase paari aasta töötajakogemuse uuringutes kõige rohkem kurdavad. Üldistavalt võib öelda, et me ei ole näinud kedagi, kes teaks kedagi, kes oleks avatud kontoris õnnelik – ja me küsime igal aastal töörahuloluga seotud küsimusi umbes 15 000 inimeselt.

Üks põhjus on see, et inimesed ja nende eelistused on erinevad. Ühele meeldib soojem ja teisele külmem ruum, üks tahaks, et töölaua kõrval mängib raadio, ja teine eelistaks täielikku vaikust. Lisaks paneb avatud kontor inimesi olukordadesse, mis ei meeldi kellelegi – seljaga ukse poole istuma või nii, et iga mööduja tema arvutiekraani vaatab. Vajadus turvatunde ja privaatsuse järele on universaalne. Müra ja tähelepanu katkestuste tõttu kannatab avatud kontoris ka töö tulemuslikkus.

Lahendusi otsides keskendutakse sageli eraldatud töönurgakeste loomisele ja uute käitumisreeglite kokku leppimisele – olgu selleks tubased telefoniputkad, nn vaiksed toad, vestlevate kolleegide nõupidamisruumidesse suunamine või kokku lepitud vaikne tund. Hädavajalikuks kontoriaksessuaariks muutuvad kõrvaklapid ja keskendumist nõudvat tööd võib teha kodukontoris, kui kontorist on lubatud põgeneda.

Nende kompromisside otsimine vaatab aga mööda põhiküsimusest – kas avatud kontor täidab oma eesmärki ehk aitab kaasa koostööle ja info liikumisele? Peamine argument avatud kontoritesse kolimisel on ju olnud lubadus, et see loob tugevama meeskonnavaimu ja keskkonna elavaks omavaheliseks aruteluks, kust kasvavad välja loomingulised ideed ja sünergilised lahendused.

Minu isiklik kogemus ütleb, et avatud kontor töötab sellele eesmärgile selgelt vastu. Meil on kõige suurem muutus see, et kontoris on palju vaiksem kui varem. Et teisi mitte segada ja tööle keskenduda, ollakse vait. Ei suhelda mitte rohkem, vaid vähem. Ka Harvard Business Schooli eelmisel aastal avaldatud teadusuuring kinnitas kahe erineva avatud kontorisse kolinud organisatsiooni näitel, et vahetule suhtlusele kuluv aeg mitte ei suurenenud, vaid vähenes oluliselt. Enne ja pärast kolimist mõõdeti vahetule suhtlusele kulunud aega ning mõlemal juhul vähenes see lausa 70 protsendi võrra.

Osa kaduma minevast suhtlusest võib olla küll isiklik loba, aga kannatab ka spontaanne tööalane mõttevahetus ja vähem sünnib kollektiivset loomingut. Vaikima ei sunni mitte ainult soov teisi mitte häirida, vaid ka see, et kõik kuulevad iga väljaöeldud sõna. Mida suurem on auditoorium, seda suurem on risk midagi valesti öelda, ja seda rohkem jäetakse ütlemata. Ideid genereerida on turvalisem väiksemas ringis.

Loomulikult saab kolleegi aruteluks koosolekule kutsuda, aga see teeb koostöö formaalsemaks, mitte sujuvamaks. Samamoodi kujuneb konverentsiettekandest või koolitunnist huvitav arutelu siis, kui pähe tulnud mõtte ja küsimuse saab kohe välja öelda, mitte siis, kui 40-minutilisele loengule järgneb viieminutiline ametlik küsimuste-vastuste voor.

Rääkimise asemel võib elektrooniliselt sõnumeid vahetada ja seda ka tehakse. Eespool viidatud uuringus vaadeldud organisatsioonideski kasvas e-kirjade saatmine ja elektrooniliste sõnumite vahetamine 20–50 protsendi võrra. Näost näkku suhtlust see siiski ei asenda. Vahetu ja kirjalik kommunikatsioon on olemuslikult erinevad, esimene paratamatult teisest oluliselt nüansirikkam.

Nii et lõpptulemuseks on palju ebamugavust ei millekski. Kui avatud kontori eesmärk on eelkõige kulude kokkuhoid, siis tuleks kaalukausi teisele poolele asetada töötajate rahulolematus ja madalam tööefektiivsus.

Eelöeldu ei tähenda, et koostöö ja infovahetuse parandamine ei oleks Eesti organisatsioonidele olulised väljakutsed. Emori korraldatud personaliuuringud on näidanud, et just valgekraelistes organisatsioonides on need enamlevinud kitsaskohtadeks, mis võivad tekitada nii isiklikku frustratsiooni kui ka vähendada töö tulemuslikkust.

Koostöö ja infovahetuse soodustamiseks ei piisa aga inimeste üksteise kõrvale istutamisest, vaid tuleb neile püstitada ühised eesmärgid ja luua töökorralduses olukorrad, kus saab sündida tegelik arutelu. Toimiva töörühma suurus ei ole reeglina ei 20 ega 30 inimest, vaid 5–7 ja selliselt võiks inimesi ka füüsilises ruumis koondada. Sest vahetu suhtlus on koostöö edendamiseks ja meeskonnatunde loomiseks kahtlemata tähtis.

Loodetavasti on ka Eestis avatud kontorite mood oma kõrgaja läbinud ja liigutaksegi koostööd tegelikult toetavate ruumilahenduste suunas. Selle näiteks võiks olla Pipedrive’i väiksemateks töötsoonideks jagatud uus kontor, mida on nimetatud Eesti kõige ihaldusväärsemaks töökeskkonnaks.

Äripäev 18.09.2019

Mari-Liis Eensalu

Mari-Liis Eensalu

Kantar Emori juhtekspert

+372 626 8534